14/06/2021 às 13h57min - Atualizada em 14/06/2021 às 17h30min

Como escolher a empresa de portaria ideal?

Dicas de como escolher a melhor empresa de portaria

SALA DA NOTÍCIA Victor Augusto de Alencar
Freepik

Muitos de nós passamos por ao menos uma portaria todos os dias, sem parar para pensar que por trás dela existe todo um esforço de controle de pessoas, vigilância e esforço por fazer isso sem incomodar as pessoas de bem e os proprietários do local.

Não à toa, nas últimas décadas esse serviço tem sido terceirizado e colocado sob a responsabilidade de empresas de portaria. Algumas já fazem isso remotamente até, por meios tecnológicos.

Aliás, várias pesquisas comprovam o crescimento da terceirização de portaria e limpeza e do setor de facilities como um todo. Por exemplo, um levantamento recente do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) focou esse universo.

Os resultados identificaram que no Brasil de hoje quase 30% dos trabalhadores formais são terceirizados, de modo que eles operam diariamente em empresas que não são aquelas que os contrataram. Um número que, aliás, só tende a crescer.

Ao dizer isso, as questões mais importantes sobre o assunto já começam a surgir: afinal, se trabalhar diretamente com uma empresa e com pessoas que conhecemos já é desafiador, como não será trabalhar diariamente com uma equipe terceirizada?

Dito de outro modo, será que todo síndico ou administrador sabe como exatamente implementar o serviço de terceirização de portaria para condomínios, fazendo isso de modo seguro, profissional e que não traga futuras dores de cabeça?

Foi pensando nisso que decidimos escrever este artigo, trazendo aqui alguns conceitos importantes para entrarmos no tema, assim como conselhos e dicas práticas que podem ajudar os responsáveis a darem esse passo.

Então, seja o síndico, o administrador ou qualquer outro responsável pela contratação dos serviços de portaria de um prédio, é preciso estar em dia com as novidades. Como vimos, hoje já existe até empresa de portaria remota, então é normal que surjam dúvidas.

Portanto, se você quer entender como exatamente escolher uma empresa de portaria confiável e eficiente, aprendendo a realizar boas pesquisas e prestar atenção no que merece ser ponderado, basta seguir adiante na leitura.

A importância de pesquisar

Um grande problema que surge quando o assunto é terceirização de serviços e contratação de colaboradores da área de portaria, limpeza e afins é que se trata de um serviço essencial.

Ou seja, geralmente quando o síndico ou administrador está em busca de soluções na área, ele precisa da famosa solução “para ontem”, o que pode gerar problemas.

Por isso, o primeiro grande passo é sentar, dar a devida atenção ao caso e fazer uma pesquisa de mercado. Uma dica preciosa que ajuda a fazer isso com a devida urgência, quando necessário, é utilizar a própria internet.

Só de jogar algo como serviços de portaria nos grandes buscadores, os resultados já se multiplicam. São centenas ou mesmo milhares de opções, muitas delas com a geolocalização, ou seja, indicando qual a mais próxima de nós.

Além disso, outra vantagem incrível da esfera digital é que ali existe um campo de avaliações feitas por outros síndicos e administradores que já travaram contato com aquela prestadora de serviço.

Ao ler as qualificações de outras pessoas, é claro que vai ficar muito mais fácil tomar a decisão de quais empresas de portaria devem ou não entrar na sua lista de possibilidades. Aliás, fazer essa lista é o próximo grande passo.

Selecionando as melhores

Não é incomum alguém tentar pesquisar algo na internet, encontrar um monte de opções, mas depois nem se lembrar de qual era qual, e então colocar a culpa na internet.

Na verdade, ela é apenas uma ferramenta, aliás muito mais incrível do que as antigas maneiras de fazer cotação por meio de catálogos impressos e imensos. Cabe a nós, portanto, usarmos da melhor maneira possível.

Por isso, seja para pesquisar qual é a portaria ideal para o seu condomínio ou entender melhor sobre segurança patrimonial, o mais indicado é que você vá anotando as melhores opções.

As qualificações vão ajudar, como dito acima, mas no fim é você quem deve dizer o que está priorizando. Alguns tópicos que podem ajudar na seleção são estes:

  • As qualificações da empresa;
  • O tempo de mercado dela;
  • Os comentários dos clientes;
  • A situação jurídica da empresa;
  • Número e perfil dos funcionários;
  • Suporte tecnológico implementado.

Ainda vamos aprofundar vários desses pontos adiante, mas o fato é que fazer essa pré-seleção ou esse ranking de três ou quatro possibilidades é outro modo de impedir que você simplesmente saia contratando qualquer uma.

Ademais, pode ter certeza de que ao mostrar que você conhece a concorrência, vai ser muito mais fácil negociar preços, prazos e tudo o mais com aquela que você preferir no fim das contas.

O que é custo-benefício?

Essa pergunta do título pode parecer um pouco estranha para muita gente, mas a verdade é que o termo custo-benefício tem sido cada vez mais mal aplicado entre os brasileiros.

Não é raro algumas marcas oferecerem seus produtos e serviços com “o melhor custo-benefício” como sinônimo de “solução mais barata”.

Isso porque certamente muitos barateiam até o máximo a proposta, depois precisam fingir que ela tem alguma vantagem em termos de “benefício”, embora a maioria só tenha em termos de “custo”.

Então, é preciso ficar atento, sobretudo quando falamos em algo como empresa de portaria ou empresa de segurança eletrônica, por exemplo. De fato, há muitos serviços essenciais que pedem que a gente pense não apenas com o bolso, mas com a razão.

É claro que economizar também é importante, e para isso você pode até usar estratégias de negociação (como a de citar a concorrência, já referida por nós). Porém, esse não pode ser o último critério aplicado, nem determinar totalmente a decisão.

Além disso, por se tratar de um serviço mensal, é preciso negociar bem a questão dos valores e já ir contando com a realidade de que isso fará parte do fluxo de caixa do condomínio. Você, como contratante, também tem sua responsabilidade.

Por dentro do contrato

Uma etapa fundamental na hora de escolher a empresa de portaria ideal é pedir um espelho do contrato de prestação de serviço oferecido pela prestadora.

Trata-se mesmo de algo fundamental, embora às vezes a gente acabe se esquecendo. Assim como a lista das três ou quatro melhores opções pode ajudar na hora de cotar e fazer contato com as mais promissoras, essa etapa atual é um atalho.

Aliás, pode parecer uma chatice pedir o contrato ou mesmo ter de lê-lo antecipadamente, como se isso fosse perda de tempo, mas é o contrário.

Seja qual for o serviço de administração de condomínios, independentemente de ser a portaria, a limpeza ou qualquer outro, há questões jurídicas que nada têm a ver com isso, e precisam ser levadas em conta, como preços, prazos, multas e afins.

Se já tiver um setor jurídico no condomínio, peça um auxílio. Se necessário, consulte um advogado particular. Evitar um contrato com as famosas "cláusulas leoninas”, ou saber negociá-las, vai ser bem melhor do que ser pego de surpresa.

Pode fazer um “test-drive”?

Quem já comprou um carro novo, ou mesmo usado, sabe que o test-drive é o momento essencial em que o comprador precisa decidir se vai ou não comprar aquele automóvel.

Pois saiba que outros segmentos têm usado cada vez mais esse mesmo formato de teste, só que no caso de empresa de portaria, trata-se de um período maior, é claro.

De fato, se tem um modo de uma administradora de condominios SP mostrar a que veio, é na prática. Por isso, negociar um prazo de experiência é algo que também pode ajudar e muito na hora de encontrar a melhor opção.

É claro que sua necessidade é de longo prazo, mas hoje as próprias prestadoras indicam esse teste, como modo de alinhar o processo para elas próprias.

Afinal, instalar uma equipe e implementar uma terceirização não é tão simples quanto pode parecer. Vai ser preciso deslocar os porteiros, talvez contratar novos, o que implica treinamento, deslocamento e muitos outros esforços.

Entenda o modus operandi

Por fim, um último ponto que precisa ser lembrado e racionalizado na hora de contratar é a parte mais prática, que tem a ver com o modus operandi (modo de operar) e até com os recursos aplicados pela prestadora.

Assim, veja alguns pontos práticos relevantes a levar em conta:

  • A hierarquia da equipe;
  • A apresentação dos colaboradores;
  • A sinergia entre as pessoas;
  • A qualidade dos materiais básicos;
  • O esforço por otimização e economia;
  • A pontualidade dos funcionários;
  • As tecnologias empregadas.

Sobretudo quando vocês ainda estiverem na fase de teste, prestar atenção nesses detalhes vai dizer muito sobre a prestadora do serviço de portaria. Afinal, uma empresa e uma prestação de serviço vão muito além de avaliações digitais e de cláusulas de contrato.

Considerações finais

Enfim, escolher uma empresa de portaria ideal é um processo muito importante para síndicos e administradores de condomínios, sejam eles residenciais ou corporativos.

O fato é que essa experiência pode ser positiva e muito mais fácil hoje em dia. Levando em conta as dicas que apresentamos aqui, vai ser ainda melhor.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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