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Usado para facilitar os pagamentos nas empresas, os cartões corporativos são uma ótima forma de realizar transações de maneira segura. Para um bom uso, no entanto, é preciso estabelecer algumas regras, o que evita surpresas referentes à saúde financeira dos negócios. Dados da Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços) os gastos com cartões de pessoa jurídica foram de R$ 240,2 bilhões em 2022, alta de 30% em comparação com 2021.
Seja como cartão de débito, crédito ou crébito, modalidade que une as duas categorias e funciona como um pré-pago, ele pode ser utilizado pelos colaboradores para pagamento de despesas gerais, acerto com fornecedores, reposição de estoque, compra de passagens aéreas, entre outros gastos realizados em nome de uma empresa.
“O objetivo é sempre dar mais transparência às movimentações e simplificar a gestão de gastos, aumentando o controle financeiro. Atualmente, o mercado conta com ferramentas que permitem a criação de cartões físicos e virtuais, em que é possível ajustar o limite de gastos por setor ou colaborador”, explica Gonzalo Parejo, CEO e cofundador da Kamino, plataforma completa de gestão de despesas corporativas para empresas em crescimento no Brasil.
Com bagagem empreendedora, Parejo já liderou empresas como a Ontruck e Bidú e conhece bem a dificuldade em se realizar uma boa gestão financeira transparente e sem burocracias. A seguir, o CEO apresenta quatro dicas para um bom uso do cartão corporativo nas empresas que garantem o controle financeiro e bom fluxo de caixa:
Defina os gastos e setores que podem utilizar o cartão
Para evitar que o uso dos cartões seja utilizado para uma finalidade diferente da estabelecida, crie regras e segmentações em que o cartão pode ser utilizado. Isso significa que também é preciso estabelecer as situações em que isso ocorrerá. “Uma empresa pode, por exemplo, estabelecer que apenas em viagens corporativas é possível utilizar o cartão. Ou ainda, somente em reuniões de negócios ou para reposição e sempre por executivos ou pessoas em cargos de gerência. Já ao definir o segmento, ela também garante que ele não será utilizado para outra finalidade”, explica Parejo.
Estabeleça um teto de gastos mensal
Ao delimitar um valor pré-estabelecido para uso do cartão, evitam-se surpresas com uma determinada categoria. Para isso, a função de crébito funciona bem, uma vez que o colaborador só poderá utilizar o saldo depositado no cartão. “É possível delimitar por setor ou mesmo por funcionário. Todas as regras para o uso devem constar em um política de gastos, amplamente conhecida por todos os colaboradores”, afirma o CEO.
Crie processos para fiscalizar
É preciso que ao definir uma política de gastos, todos os colaboradores que terão acesso ao cartão conheçam as regras e penalidades, caso seu uso seja desviado da finalidade estabelecida. Para isso, as empresas devem criar processos de fiscalização para verificar se os recursos estão sendo gastos de acordo com as normas acordadas. “Mais do que informar o que pode acontecer caso o uso seja incorreto, é preciso um trabalho educativo para que o colaborador entenda a vantagem em contar com um cartão corporativo para o cotidiano dos serviços financeiros em uma empresa. Eles representam agilidade e segurança na aprovação de pagamentos”, garante Gonzalo.
Faça a gestão financeira via plataforma integrada
O mercado conta com plataformas integradas que permitem o acompanhamento em tempo real das métricas financeiras, com a geração de relatórios em tempo real, via automatização dos processos e operações financeiras. “Com isso é possível ganhar tempo, reduzindo a carga de trabalho em tarefas rotineiras em até 200 horas por mês, desburocratizando a liberação para uso e acompanhamento dos gastos com cartão corporativo em uma única plataforma”, finaliza o CEO.
